Po co te KPI ?

W każdej organizacji początek miesiąca to koszmar. Z jednej strony finansowe zamknięcie miesiąca, a z drugiej raporty operacyjne, a w nich miesięczne wskaźniki. Mało treści, tylko wykres za wykresem, target za targetem. Kilka dni później spotkania na których omawiana jest głównie przeszłość (to tak jakby prowadzić samochód patrząc w lusterko wsteczne), a tak mało mówi się wówczas o przyszłości. Raport, który sam w sobie ma służyć ustalaniu kroków na kolejne tygodnie
i miesiące, sprowadza się do tłumaczenia za wszelką cenę niepowodzeń, które pojawiły się miesiąc wcześniej lub kamuflowaniem tych niepowodzeń poprzez spreparowane dane, tak, aby nikt się nie przyczepił. I to nazywa się w firmach często management commitment😊

KPI’s (key performance indicators, czyli kluczowe wskaźniki efektywności) same w sobie nie są złe, bo niosą ze sobą pewne użyteczne informacje. Poza punktem, który nanosi się na wykres i który to punkt odnosi się do konkretnego miesiąca, bądź tygodnia lub dnia, to KPI’s niosą ze sobą też informację o trendzie oraz zmienności procesu, co z kolei pozwala na przewidywanie wyników w kolejnych miesiącach.  Wskaźnik to najczęściej wielkość mierzalna, czyli zbiór danych
z którymi można już dużo zrobić. Można wyliczać pewne miary statystyczne, które pomogą nam w interpretacji nie tego pojedynczego punktu, ale realizacji całego procesu przez ostatnie miesiące. Wówczas można szacować zmienność tego procesu oraz jego kierunek, czyli trend. To z kolei pozwala nam na pewną formę przewidywania przyszłości, a to już dużo więcej niż wartość jakiegoś KPI za konkretny miesiąc i porównywanie go do poprzedniego miesiąca i wysnuwania teorii o trendzie pozytywnym lub negatywnym.

Jednak według mnie największą zgrozą jest praca dla samych KPI’s, czyli podporządkowywanie wszystkiego co możliwe, aby tylko poprawić i osiągnąć wyższy poziom jakiegoś wskaźnika. Przykłady takiego zachowania można mnożyć i spotkać niemalże w każdej organizacji. Przykład? Cel przekazany na produkcję, aby wyprodukować milion wyrobów w określonym czasie, a na podstawie tego stworzony wskaźnik ilości wyprodukowanych wyrobów. Powiedzenie cel uświęca środki bardzo dobrze znane i niestety często stosowane. Milion osiągnięty!!! Ale czy ktoś zrobił bilans dla tego osiągnięcia? Czy ktoś zweryfikował nakłady operacyjne poniesione w celu osiągnięcia tego wyniku? Czy ktoś zweryfikował ilość reklamacji, które w danym momencie mogły wzrosnąć? Czy ktoś skorygował wyprodukowany milion o zwroty wewnętrzne i zwroty od Klientów? Czy nie produkowano kosztem planowanych przeglądów? Czy przy okazji nie wygenerowano dużej ilości nadgodzin, tylko po to, aby ten milion jak najszybciej osiągnąć? Takich pytań można zadać wiele, ale trzeba je zadać i na nie odpowiedzieć, żeby mieć pewność, że ten osiągnięty milion produktów faktycznie nam się opłacał. Jestem przekonany, że presja postawiona przed pracownikami, aby osiągnąć taki wynik, spowodowała, że był to najdrożej wyprodukowany milion produktów w tej firmie. Sukces, czy porażka?

KPI’s to dane, a dane są pożyteczne jeśli są prawdziwe. W parze ze wskaźnikami zawsze powinien iść cel. Będziemy wiedzieli dokąd zmierzamy jeśli będziemy patrzeć na naszą drogę do celu przez pryzmat wiarygodnych danych. Niby nic specjalnego, ale przyjrzyjmy się własnym organizacjom jak to wygląda w rzeczywistości. Chcesz wiedzieć dokąd zmierzasz, musisz mieć cel. Chcesz wiedzieć, gdzie jesteś w tej drodze, musisz mieć dane, prawdziwe dane, które staną się Twoją miarą położenia. Warto przypominać sobie regularnie, że końcowy rozrachunek to ekonomia. Więc na nic nam milion wyprodukowanych wyrobów, jeśli nie ma na ten milion w danym momencie zapotrzebowania i jeśli koszty produkcji tego miliona są zbyt duże.

Niestety w większości firm KPI’s są ponad wszystko. Fajnie się sprzedają, fajnie można się chwalić wynikami, fajnie coś pokazują. Dobrze jeśli wyniki są prawdziwe, gorzej jeśli chwalimy się wynikami na bazie „podrasowania” wartości KPI. Wówczas mamy sytuację w firmie, gdzie wszystkie wskaźniki operacyjne są super, ale firma mimo tego nadal nie zarabia. A to pokazuje jeszcze jeden problem, źle dobranych oraz niewłaściwie zdefiniowanych KPI’s. No i do tego jeszcze ta ilość, która potrafi przytłaczać. Czy naprawdę wszystko musi mieć swój własny KPI?

Absolutnie nie twierdzę, że KPI są niepotrzebne i zbyteczne. Wręcz uważam, że są konieczne, bo w wielkim uproszczeniu pokazują nam, gdzie jesteśmy w naszej drodze do celu i z jaką zmiennością musimy się liczyć w naszym monitowanym procesie. Ważność tych wskaźników wzrośnie wówczas, kiedy do ich wyliczeń będziemy używać zawsze prawdziwych danych, kiedy KPI stanie się dla nas pomocą i wsparciem w drodze do celu, a nie celem samym w sobie. Bo w końcowym rozrachunku mamy zarabiać, a nasze procesy mają być stabilne w swoich osiągnięciach.