S I P O C
Bardzo często w celu lepszego zrozumienia procesu należy go opisać na odpowiednim poziomie szczegółowości, który jest zależny od naszych potrzeb. Popularny diagram żółwia może posłużyć do projektowania oraz opisywania procesów. Pozwala on spojrzeć na proces oraz na jego istotne składniki w celu opisania z czym, z kim oraz jak będziemy ten proces realizować. Co uzyskamy jako wynik tego procesu oraz jak go będziemy mierzyć. Zatem w diagramie żółwia mamy do czynienia z dość ogólnym opisem procesu, w przeciwieństwie do diagramu SIPOC, którego poziom szczegółowości w interesującym nam zakresie procesu jest bardzo duży.
Zacznijmy od tego czym jest proces. Zbiór czynności wzajemnie ze sobą powiązanych, których realizacja jest niezbędna dla uzyskania określonego rezultatu. Często proces przedstawia się jako „czarną skrzynkę” w której przetwarza się wejścia w wyjście.
Oczywiście wyjście z procesu nie musi być jedno, może ich być kilka (w zależności co nas w danym momencie interesuje), podobnie jak wejść, aczkolwiek obrazowo najłatwiej jest przedstawić proces jak na powyższym rysunku. Dla tych którzy zajmowali się kiedyś wybranym procesem produkcyjnym i analizowali go, czy to wykorzystując analizę regresji czy też DOE, zapisana funkcja y=f(x) jest czymś oczywistym. Wynikiem powyższych analiz jest model matematyczny naszego procesu.
SIPOC o którym tutaj mowa służy do opisu powiązań procesu z elementami dla niego istotnymi. Nazwa pochodzi od pierwszych liter wyrazów, Supplier (dostawca), Input (wejście), Process (proces), Output (wyjście), Customer (klient).
Cała analiza sprowadza się do spisania w obrębie każdej z tych kategorii, elementów, które do niej mogą należeć i mają wpływ na nasz proces. W obrębie kategorii Supplier wpiszemy osoby lub organizacje, które dostarczają wejść do procesu. W kategorii Input wypiszemy wszelkie materiały, dane, dokumenty, informacje, elementy niezbędne do wykonania procesu. W następnej kategorii nazwanej Process wpiszemy wszystkie kroki, etapy, które w obrębie całego procesu (czasami interesującego nas fragmentu) będą wykonywane i przetworzą wejście w wyjście, które będzie wartością dla Klienta. Na prawo od procesu, czyli w kategorii Output wpiszemy to co jest wytworzone przez proces. Może to być produkt, półprodukt bądź usługa, czy też informacja. Ostatnią kategorią w narzędziu SIPOC jest Customer. W tymi miejscu wymienimy osoby bądź organizacje, które otrzymują od nas produkt. Warto pamiętać o Klientach zewnętrznych jak i wewnętrznych.
Schemat Diagram SIPOC dla produkcji pasów, Źródło(S. N. Khekale 2010, s. 3689)
SIPOC jest narzędziem bardzo prostym, dającym ogólny pogląd (helicopter view) na proces i jego powiązania z elementami zewnętrznymi. Często taki obraz jest wystarczający, aby zrozumieć ogólną ideę naszego procesu oraz jego powiązań po lewej stronie z dostawcami i wejściami oraz z prawej strony z wyjściami oraz Klientami. Zanim przejdziemy opisu procesu za pomocą na przykład diagramu żółwia, wykonajmy SIPOC, oba te narzędzia mocno się uzupełniają. SIPOC znajdzie także zastosowanie w pierwszym etapie metody DMAIC stosowanej w six sigma. Na etapie „define” SIPOC sprawdzi się idealnie.