Skuteczność, a efektywność

        Raport 8D, a w nim punkt D7 – badanie skuteczności i efektywności wdrożonych działań korygujących i/lub zapobiegawczych. Ten sam punkt i jego przeznaczenie w QRQC. Podobnie jest w FMEA, gdzie po wdrożeniu działań obniżających ryzyko, szacujemy w pewnym sensie ich skuteczność poprzez ocenę występowalności oraz poziom detekcji danego problemu lub przyczyny tego problemu. Koło Deminga (PDCA), kolejny przykład , gdzie w trzecim kroku „check” również oceniamy, sprawdzamy poziom osiągnięcia, realizacji działań zdefiniowanych w etapie „plan”. Spotykamy się z tymi określeniami bardzo często w podstawowych metodach i narzędziach jakościowych, ale czy tak naprawdę wiemy czym one są i jaka jest różnica między nimi?

Jak podaje norma ISO 9000, skuteczność to stopień, w jakim planowane działania zostały wykonane, a planowane wyniki osiągnięte. Ta sama norma definiuje efektywność jako, relacje między osiągniętymi wynikami, a wykorzystanymi zasobami.

Zatem skuteczność (ang. effectiveness) to sprawdzenie, czy nasze działania dały nam oczekiwane rezultaty. Przed wdrożeniem działań, zawsze mamy w stosunku co do nich jakieś oczekiwania. Poziom spełnienia tych oczekiwań to nic innego jak skuteczność. A czym są powyższe oczekiwania? W odniesieniu do problemu, będzie nimi poziom rozwiązania problemu, zabezpieczenia procesu przed wystąpieniem ponownie tego samego i/lub podobnego problemu. Czyli skuteczność równa się poziomowi spełnienia oczekiwań, poziomowi realizacji założonego planu. Osoba skuteczna po prostu realizuje cele.

A czym jest efektywność (ang. efficiency)? Najlepiej zinterpretować ją w sposób ekonomiczny, czyli jako nakład pracy, zasobów, do rozwiązania problemu, do osiągnięcia założonego celu. Czym mniejsze nakłady  na rozwiązanie problemu i/lub osiągnięcie celu (w skład rozwiązania problemu wchodzą oczywiście działania korygujące i/lub zapobiegawcze oraz wcześniejsza analiza problemu) w stosunku do kosztu (straty) jaki dany problem generuje, wówczas działanie staje się bardziej efektywne, pod warunkiem, że jest równocześnie skuteczne. Osoba efektywna najpierw jest skuteczna, a do tego wykonuje swoje zadania szybko i/lub tanio.

Oba zagadnienia można przedstawić w sposób graficzny, jak poniżej.

Niestety w praktyce nasze działania są mało skuteczne, ponieważ nie są poprzedzone dobrą analizą problemu, która pozwala na właściwe zdefiniowanie działań korygujących i/lub zapobiegawczych. Zaś brak skuteczności przenosi się bezpośrednio na brak efektywności, ponieważ działania mogą być skuteczne i zarówno nieefektywne, ale nigdy na odwrót. Dlatego najpierw badamy skuteczność, a później efektywność naszych działań.  W życiu zawodowym miejmy zawsze na uwadze oba zagadnienia, ponieważ o skuteczność będzie się dopytywał dyrektor operacyjny, a o efektywność dyrektor finansowy :-).